Verfahrensordnung für die Bearbeitung von Hinweisen
1. Einleitung:
Als Marktführer und internationales Unternehmen sind wir uns bei Equiva stets unserer Verantwortung zu ethischem und rechtmäßigem Verhalten bewusst und handeln somit auf Basis strenger Werte und Grundsätze. Unser Unternehmensleitbild basiert – unabhängig von Hierarchie und Position - auf einem verantwortungsbewussten und zuverlässigen Umgang mit Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen, Kund:innen und Tieren. Diesen verantwortungsbewussten und zuverlässigen Umgang erwarten wir auch von unseren Geschäftspartner:innen entlang der Lieferkette, weshalb wir diese ebenfalls zur Einhaltung hoher Standards in Bezug auf den Umgang mit Menschen und Tieren verpflichten.
Unser Hinweisgebersystem soll dazu beitragen, vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen Gesetze, geltendes Recht sowie andere interne und externe Vorschriften anonym oder vertraulich an Equiva zu melden. Das Hinweisgebersystem ist somit Teil des Compliance-Management-Systems von Equiva.
Als Marktführer und internationales Unternehmen sind wir uns bei Equiva stets unserer Verantwortung zu ethischem und rechtmäßigem Verhalten bewusst und handeln somit auf Basis strenger Werte und Grundsätze. Unser Unternehmensleitbild basiert – unabhängig von Hierarchie und Position - auf einem verantwortungsbewussten und zuverlässigen Umgang mit Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen, Kund:innen und Tieren. Diesen verantwortungsbewussten und zuverlässigen Umgang erwarten wir auch von unseren Geschäftspartner:innen entlang der Lieferkette, weshalb wir diese ebenfalls zur Einhaltung hoher Standards in Bezug auf den Umgang mit Menschen und Tieren verpflichten.
Unser Hinweisgebersystem soll dazu beitragen, vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen Gesetze, geltendes Recht sowie andere interne und externe Vorschriften anonym oder vertraulich an Equiva zu melden. Das Hinweisgebersystem ist somit Teil des Compliance-Management-Systems von Equiva.
2. Geltungsbereich:
Diese Verfahrensordnung gilt für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen aller Art, die vermutete oder tatsächliche Compliance-Verstöße in den deutschen Gesellschaften von Equiva sowie den zugehörigen Lieferketten betreffen. Das hier beschriebene Beschwerdeverfahren umfasst das Beschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Die in diesem Beschwerdeverfahren beschriebenen Prozesse gelten für alle Hinweise, welche über die unter Punkt 3.2 genannten Meldewege eingegangen sind.
3. Abgabe von Hinweisen:
3.1 Berechtigter Personenkreis:
Jede Person, unabhängig in welchem Verhältnis diese zu Equiva steht, ist berechtigt, Hinweise zu vermuteten oder tatsächlichen Compliance-Verstößen innerhalb von Equiva sowie den zugehörigen Lieferketten über einen der unter Punkt 3.2 genannten Meldewege zu äußern.
Diese Verfahrensordnung gilt für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen aller Art, die vermutete oder tatsächliche Compliance-Verstöße in den deutschen Gesellschaften von Equiva sowie den zugehörigen Lieferketten betreffen. Das hier beschriebene Beschwerdeverfahren umfasst das Beschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Die in diesem Beschwerdeverfahren beschriebenen Prozesse gelten für alle Hinweise, welche über die unter Punkt 3.2 genannten Meldewege eingegangen sind.
3. Abgabe von Hinweisen:
3.1 Berechtigter Personenkreis:
Jede Person, unabhängig in welchem Verhältnis diese zu Equiva steht, ist berechtigt, Hinweise zu vermuteten oder tatsächlichen Compliance-Verstößen innerhalb von Equiva sowie den zugehörigen Lieferketten über einen der unter Punkt 3.2 genannten Meldewege zu äußern.
3.2 Meldewege:
Hinweise zu vermuteten oder tatsächlichen Compliance-Verstößen können über die folgenden Kanäle an Equiva gemeldet werden:
Hinweise zu vermuteten oder tatsächlichen Compliance-Verstößen können über die folgenden Kanäle an Equiva gemeldet werden:
- Homepage: https://equiva.fnmz-whistleblowing.com/
- Post: Equiva GmbH – Fachbereich Compliance – Hafenstraße 60, 47809 Krefeld
Unabhängig von der Wahl des Meldeweges können Hinweise anonymisiert oder vertraulich unter Nennung des Namens erfolgen. Alle Hinweise unabhängig vom Meldeweg und der Form des Hinweises (anonym oder vertraulich) werden mit höchster Vertraulichkeit und unter dem Schutz personenbezogener Daten bearbeitet.
3.3 Hinweisgegenstände:
Gemeldet werden können:
Gemeldet werden können:
- tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen Gesetze, sonstige unmittelbar geltende Rechtsvorschriften sowie sonstige verbindliche interne und externe Regelungen
- menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten durch das wirtschaftliche Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder eines Zulieferers nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Insbesondere können jedoch Hinweise zu tatsächlichen oder vermuteten Verstößen in folgenden Themenbereichen gemeldet werden:
- Geldwäschegesetz (GwG)
- Datenschutz
- Umweltschutz
- Interessenkonflikte
- Manipulation von Geschäftsdokumenten/Bilanzen
- Kartell- und Wettbewerbsrecht
- Verstöße gegen Verhaltensgrundsätze am Arbeitsplatz und gegen Menschenrechte
Es ist darauf hinzuweisen, dass Produkt- und dienstleistungsbezogene Kund:innenanliegen und -beschwerden nicht bearbeitet werden. Diese sind direkt an den Kundenservice über info@equiva.com zu richten. Des Weiteren werden keine Anliegen bearbeitet, welche sich auf Franchisepartner:innen-Märkte beziehen. Sämtliche Anliegen, welche sich auf die Märkte eines/einer Franchisepartner:in beziehen, sind direkt an den/die zuständige Franchisepartner:in zu richten.
3.4 Inhalte des Hinweises:
Um einen Hinweis effizient und schnell bearbeiten zu können, sind möglichst detaillierte Angaben hilfreich. Folgende Leitfragen können hinweisgebende Personen bei der Formulierung ihres Hinweises unterstützen:
Schilderung des vollständigen Sachverhaltes in chronologischer Reihenfolge:
3.4 Inhalte des Hinweises:
Um einen Hinweis effizient und schnell bearbeiten zu können, sind möglichst detaillierte Angaben hilfreich. Folgende Leitfragen können hinweisgebende Personen bei der Formulierung ihres Hinweises unterstützen:
Schilderung des vollständigen Sachverhaltes in chronologischer Reihenfolge:
- Was ist passiert?
- Wann hat sich der Vorfall ereignet?/Dauert der Vorfall noch an?
- Wo hat sich der Vorfall ereignet?
- Wer ist/sind die betroffene(n)/geschädigte(n) Person(en) oder Personenkreise?
- Welcher Schaden resultiert aus dem Vorfall?
Wer könnte für den Vorfall verantwortlich sein?
- Gegen welches Gesetz, welche Rechtsvorschrift bzw. welche Regelung wurde verstoßen und in welchem Zusammenhang steht der Verstoß zu Equiva.
- Welche Belege gibt es (Fotos, Videos, Dokumente, Zeugen, etc.)?
- Welche Erwartungen bestehen an Equiva bzw. was ist das konkrete Ziel der Beschwerde?
- Wurden bereits andere Personen über den Missstand informiert (sowohl innerhalb als auch außerhalb von Equiva?
Die hier genannten Leitfragen sollen die hinweisgebende Person bei der Formulierung des Hinweises unterstützen und eine sachgerechte Bearbeitung des Hinweises gewährleisten und beschleunigen. Die Bearbeitung des Hinweises setzt nicht voraus, dass Angaben zu den in den Leitfragen genannten Aspekten gemacht werden. Um eine erfolgreiche Bearbeitung des Hinweises zu gewährleisten und ggf. auftretende Rückfragen zu klären, wird empfohlen, eine Möglichkeit der Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person einzurichten. Bei der Abgabe eines Hinweises über das elektronische Hinweisgebersystem kann diese Kontaktaufnahme auch unter Gewährleistung der Anonymität stattfinden.
4. Verfahren für die Bearbeitung eines Hinweises:
4.1 Eingangsbestätigung des Hinweises:
Spätestens sieben Tage nach der Einreichung des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung.
Sollte der Hinweis über die Homepage eingereicht werden, erhält die hinweisgebende Person ebenfalls spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung. Bei Einreichung des Hinweises per Post wird unter der Voraussetzung, dass ein Absender bekannt ist, innerhalb von sieben Tagen nach Eingang des Hinweises eine schriftliche Eingangsbestätigung mit der Post versendet.
4. Verfahren für die Bearbeitung eines Hinweises:
4.1 Eingangsbestätigung des Hinweises:
Spätestens sieben Tage nach der Einreichung des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung.
Sollte der Hinweis über die Homepage eingereicht werden, erhält die hinweisgebende Person ebenfalls spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung. Bei Einreichung des Hinweises per Post wird unter der Voraussetzung, dass ein Absender bekannt ist, innerhalb von sieben Tagen nach Eingang des Hinweises eine schriftliche Eingangsbestätigung mit der Post versendet.
4.2 Bearbeitung von Hinweisen:
Ersteinschätzung: Nach Eingang eines Hinweises nimmt der/die Case-Handler:in zunächst eine Ersteinschätzung des Hinweises vor, um festzustellen, ob der im Hinweis beschriebene Sachverhalt eine tiefergehende Prüfung und Bearbeitung rechtfertigt. Benötigt der/die Case-Handler:in weitere Informationen, um die Ersteinschätzung vornehmen zu können, wird die hinweisgebende Person um die Bereitstellung weiterer Informationen gebeten. Stellt der/die Case-Handler:in im Rahmen der Ersteinschätzung fest, dass der im Hinweis beschriebene Sachverhalt/die genannten Vorwürfe gegenstandslos sind bzw. nicht genügend Informationen vorliegen, um weitere Untersuchungen durchzuführen, wird der Vorgang geschlossen.
Ersteinschätzung: Nach Eingang eines Hinweises nimmt der/die Case-Handler:in zunächst eine Ersteinschätzung des Hinweises vor, um festzustellen, ob der im Hinweis beschriebene Sachverhalt eine tiefergehende Prüfung und Bearbeitung rechtfertigt. Benötigt der/die Case-Handler:in weitere Informationen, um die Ersteinschätzung vornehmen zu können, wird die hinweisgebende Person um die Bereitstellung weiterer Informationen gebeten. Stellt der/die Case-Handler:in im Rahmen der Ersteinschätzung fest, dass der im Hinweis beschriebene Sachverhalt/die genannten Vorwürfe gegenstandslos sind bzw. nicht genügend Informationen vorliegen, um weitere Untersuchungen durchzuführen, wird der Vorgang geschlossen.
Sachverhaltsaufklärung: Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung werden verschiedene Untersuchungen durchgeführt. Der Umfang sowie die Art und Weise dieser Untersuchungen ist von verschiedenen Faktoren, u.a. der Art der erhobenen Vorwürfe, den vermeintlich beteiligten Parteien, der Wahrung des Anwaltsgeheimnisses und des Datenschutzes sowie der Vertraulichkeit von Informationen abhängig. Der/die Case-Handler:in kann die Bearbeitung von einzelnen Hinweisen unter Wahrung der Vertraulichkeit zuständigkeitshalber an andere Fachbereiche übergeben oder diese um Unterstützung bei der Bearbeitung bitten. Des Weiteren ist der/die Case-Handler:in berechtigt, zusätzliche Informationen von der hinweisgebenden Person anzufordern.
Die Dauer der Sachverhaltsaufklärung ist insbesondere von der Komplexität des Vorgangs, den erforderlichen Untersuchungsmaßnahmen, der Verfügbarkeit von Informationen sowie den betroffenen Parteien abhängig. Der/die Case-Handler:in ist bestrebt, die Sachverhaltsaufklärung so effizient und zügig wie möglich zu gestalten. Spätestens 90 Tage nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person eine abschließende Rückmeldung zum gemeldeten Vorgang.
Die Dauer der Sachverhaltsaufklärung ist insbesondere von der Komplexität des Vorgangs, den erforderlichen Untersuchungsmaßnahmen, der Verfügbarkeit von Informationen sowie den betroffenen Parteien abhängig. Der/die Case-Handler:in ist bestrebt, die Sachverhaltsaufklärung so effizient und zügig wie möglich zu gestalten. Spätestens 90 Tage nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person eine abschließende Rückmeldung zum gemeldeten Vorgang.
Ergebnisse der Sachverhaltsaufklärung: Abhängig von den Ergebnissen der Sachverhaltsaufklärung wird Equiva Maßnahmen treffen, um einem eventuell festgestellten Verstoß/einem eventuell festgestellten Risiko angemessen zu begegnen. Diese Maßnahmen können bis zur Trennung von Mitarbeiter:innen oder dem Abbruch einer Lieferant:innenbeziehung führen.
4.3 Kommunikation mit der hinweisgebenden Person:
Die hinweisgebende Person ist jederzeit berechtigt, weitere Informationen zum gemeldeten Vorgang zur Verfügung zu stellen. Hierzu kann die hinweisgebende Person alle unter Punkt 3.2 aufgeführten Meldewege nutzen, es ist jedoch vorauszusetzen, dass der/die Case-Handler:in die zusätzlichen Informationen eindeutig dem Hinweis zuordnen kann.
Der/die Case-Handler:in tritt in den folgenden Situationen mit der hinweisgebenden Person in Kontakt:
Die hinweisgebende Person ist jederzeit berechtigt, weitere Informationen zum gemeldeten Vorgang zur Verfügung zu stellen. Hierzu kann die hinweisgebende Person alle unter Punkt 3.2 aufgeführten Meldewege nutzen, es ist jedoch vorauszusetzen, dass der/die Case-Handler:in die zusätzlichen Informationen eindeutig dem Hinweis zuordnen kann.
Der/die Case-Handler:in tritt in den folgenden Situationen mit der hinweisgebenden Person in Kontakt:
- Innerhalb von Sieben Tagen nach Eingang des Hinweises zur Eingangsbestätigung
- Zwischen der Eingangsbestätigung und dem abschließenden Feedback, um ggf. zusätzliche Informationen anzufordern
- Innerhalb von 90 Tagen nach Eingang des Hinweises, um der hinweisgebenden Person ein abschließendes Feedback zukommen zu lassen
5. Grundsätze zum Verfahren für die Bearbeitung von Hinweisen:
5.1 Vertraulichkeit:
Die eingehenden Hinweise werden von Mitarbeitern mit besonderen Vertraulichkeitsvereinbarungen entgegengenommen. Für den Fall, dass andere Fachbereiche in die Sachverhaltsaufklärung einzubeziehen sind, behandeln die mit der Bearbeitung der Hinweise betrauten Mitarbeiter:innen die erlangten Informationen vertraulich gegenüber anderen Personen.
Die Identität von hinweisgebenden Personen wird, soweit sie dies wünschen und dies gesetzlich möglich ist, nicht offengelegt. Etwaige gesetzliche Offenlegungs- und Meldepflichten bleiben hiervon unberührt.
5.2 Schutz der hinweisgebenden Personen:
Der Schutz der hinweisgebenden Personen hat höchste Priorität. Hinweisgebende Personen, die vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen Gesetze, geltende Vorschriften sowie interne und externe Regelungen melden und dies nach bestem Wissen und guten Glauben melden, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen unter dem Geltungsbereich dieser Verfahrensordnung zu befürchten. Bei einem erkennbaren Missbrauch des Meldeverfahrens, d.h. bei der Meldung von Hinweisen, welche offensichtlich gegenstandslos sind und keiner tiefergehenden Verfolgung bedürfen, können rechtliche Schritte gegen die hinweisgebende Person in Betracht gezogen werden.
5.3 Unparteilichkeit:
Die Unparteilichkeit wird durch Organisationsentscheidungen sichergestellt.
5.4 Faires Verfahren:
Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung sowie der Untersuchung werden die geltenden Gesetze sowie die betrieblichen Regelungen in ihrer jeweils gültigen Fassung eingehalten.
5.5 Unschuldsvermutung:
Untersuchungen werden neutral und objektiv unter Beachtung der Unschuldsvermutung durchgeführt.
6. Datenschutz:
Die Prüfung von eingegangenen Meldungen (einschließlich der Löschung und Speicherung von Daten) erfolgt auf Basis der datenschutzrechtlichen Vorgaben (DSGVO, BDSG) und diesbezüglichen betriebsinternen Regelungen.
5.1 Vertraulichkeit:
Die eingehenden Hinweise werden von Mitarbeitern mit besonderen Vertraulichkeitsvereinbarungen entgegengenommen. Für den Fall, dass andere Fachbereiche in die Sachverhaltsaufklärung einzubeziehen sind, behandeln die mit der Bearbeitung der Hinweise betrauten Mitarbeiter:innen die erlangten Informationen vertraulich gegenüber anderen Personen.
Die Identität von hinweisgebenden Personen wird, soweit sie dies wünschen und dies gesetzlich möglich ist, nicht offengelegt. Etwaige gesetzliche Offenlegungs- und Meldepflichten bleiben hiervon unberührt.
5.2 Schutz der hinweisgebenden Personen:
Der Schutz der hinweisgebenden Personen hat höchste Priorität. Hinweisgebende Personen, die vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen Gesetze, geltende Vorschriften sowie interne und externe Regelungen melden und dies nach bestem Wissen und guten Glauben melden, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen unter dem Geltungsbereich dieser Verfahrensordnung zu befürchten. Bei einem erkennbaren Missbrauch des Meldeverfahrens, d.h. bei der Meldung von Hinweisen, welche offensichtlich gegenstandslos sind und keiner tiefergehenden Verfolgung bedürfen, können rechtliche Schritte gegen die hinweisgebende Person in Betracht gezogen werden.
5.3 Unparteilichkeit:
Die Unparteilichkeit wird durch Organisationsentscheidungen sichergestellt.
5.4 Faires Verfahren:
Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung sowie der Untersuchung werden die geltenden Gesetze sowie die betrieblichen Regelungen in ihrer jeweils gültigen Fassung eingehalten.
5.5 Unschuldsvermutung:
Untersuchungen werden neutral und objektiv unter Beachtung der Unschuldsvermutung durchgeführt.
6. Datenschutz:
Die Prüfung von eingegangenen Meldungen (einschließlich der Löschung und Speicherung von Daten) erfolgt auf Basis der datenschutzrechtlichen Vorgaben (DSGVO, BDSG) und diesbezüglichen betriebsinternen Regelungen.